Informativa sulla privacy

BASIS Vinschgau Venosta, Via Corzes 97 / Kortscher Straße 97, 39028 Silandro/Schlanders, Italia

E-mail: hoi@basis.space · Telefono: +39 376 2379910

Tramite un link personale chiediamo a band e artisti le informazioni di cui abbiamo bisogno per il loro concerto:

• Contatti: nome della band o del progetto, referente, e-mail, telefono
• Fatturazione: ragione sociale, indirizzo, codice fiscale o partita IVA, coordinate bancarie
• Viaggio e alloggio: numero di persone, richieste per catering e pernottamento, documenti d'identità per la comunicazione obbligatoria degli ospiti alloggiati
• Tecnica: rider, indicazioni per il palco e altre informazioni tecniche
• Promozione e stampa: breve biografia, foto stampa, link, nome Instagram, file musicali
• Compenso e accordi, se ve li mostriamo nel modulo per la conferma

Ci servono queste informazioni per preparare e realizzare il vostro concerto (contratto o misure precontrattuali, art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Usiamo i dati di fatturazione anche per la contabilità e il fisco, i dati dei documenti d'identità per la comunicazione degli ospiti alloggiati alle autorità (obbligo di legge, art. 6, par. 1, lett. c GDPR). Testi stampa, foto e musica ci servono per promuovere il vostro evento – sul nostro sito e sui nostri canali social, come concordato con voi.

Senza le informazioni necessarie non possiamo organizzare il concerto; alcuni campi sono facoltativi. Non avviene alcun processo decisionale automatizzato.

I file caricati vengono salvati in forma cifrata. Quando riaprite il modulo, coordinate bancarie e codice fiscale sono mostrati solo in forma abbreviata. I documenti d'identità vengono cancellati automaticamente 30 giorni dopo l'evento, i file di moduli non inviati dopo un giorno.

Nelle pagine puramente informative (ad es. come arrivare o istruzioni per gli impianti) non inserite alcun dato. Quando le aprite, il nostro server tratta solo ciò che è tecnicamente necessario per mostrare la pagina e proteggerla da abusi (vedi «Log del server»; legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Le pagine tramite cui potete comunicarci qualcosa sono descritte nella sezione seguente.

Tramite alcune pagine potete comunicarci qualcosa senza effettuare l’accesso:

• Segnalare un guasto (cartello sulla porta della sala o QR code su un oggetto): la vostra descrizione e, se volete, una foto, il nome e un contatto per eventuali domande
• Pulizia eseguita (con il codice del piano di pulizia): se volete, nome, nota e foto
• Richiesta di uno spazio tramite un link di disponibilità: nome, indirizzo e-mail, se volete numero di telefono e messaggio, oltre a sala, giorno e orario

Usiamo questi dati per riparare il guasto, documentare la pulizia, rispondere alla vostra richiesta ed eventualmente prenotare (legittimo interesse alla gestione della casa, art. 6, par. 1, lett. f GDPR; per le richieste di spazi misure precontrattuali, art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Possono vederli i collaboratori della BASIS che si occupano degli spazi e del facility management; una richiesta di spazio arriva inoltre come notifica alla persona responsabile del link. Le foto sono salvate in forma cifrata.

Per evitare abusi limitiamo quante segnalazioni o richieste si possono inviare in un’ora. Per le segnalazioni di guasti e le richieste di spazi salviamo a questo scopo un’impronta del vostro indirizzo IP, calcolata con una chiave segreta e la data del giorno, in modo che non sia possibile risalire all’indirizzo e che le voci di giorni diversi non siano collegabili.

Cancelliamo le richieste di spazi 12 mesi dopo la ricezione. Per le segnalazioni di guasti e le pulizie eseguite non esiste un termine di cancellazione automatica: restano nello strumento come documentazione finché non le cancelliamo manualmente. Su richiesta cancelliamo prima nome, contatto o foto: scriveteci a hoi@basis.space.

Alcune pagine informative mostrano una mappa, che viene caricata solo quando cliccate su «Mostra mappa». Solo allora il vostro browser si collega a Google; Google (Google Ireland Limited, Irlanda, e Google LLC, USA) riceve tra l'altro il vostro indirizzo IP e l'indirizzo richiesto e può impostare cookie. La base giuridica è il vostro consenso espresso con il clic (art. 6, par. 1, lett. a GDPR). Potete revocarlo in qualsiasi momento non caricando più la mappa: ricaricando la pagina, la mappa è di nuovo disattivata.

«Calcola percorso» apre Google Maps in una nuova finestra; lì si applica l'informativa privacy di Google.

L'accesso è riservato al nostro team. Trattiamo indirizzo e-mail e password (salvata solo come hash) e registriamo ogni accesso e ogni tentativo fallito con indirizzo e-mail, indirizzo IP e ora, per frenare i tentativi di indovinare le password. Cancelliamo queste voci dopo 90 giorni (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

Le organizzazioni partner di progetti finanziati in comune ricevono un accesso proprio tramite link e codice. Lì inseriscono informazioni sulla loro organizzazione, su costi, scadenze e referenti del progetto (art. 6, par. 1, lett. b e f GDPR).

Le persone che hanno effettuato l'accesso possono consentire le notifiche sul proprio dispositivo (web push), recapitate tramite il servizio push del browser (ad es. Google, Apple, Mozilla).

Il modulo, le pagine informative e questa pagina non impostano cookie e non usano strumenti di analisi o tracciamento. I cookie vengono usati solo dove sono tecnicamente necessari:

• basis_session – mantiene l'accesso del team, 14 giorni
• basis_leiste – ricorda nell'area interna se la barra laterale è aperta o chiusa, 1 anno
• basis_mitarbeit – mantiene l'accesso nell'area partner, al massimo 7 giorni, solo sotto /mitarbeit
• basis_mitarbeit_sprache – ricorda lì la lingua scelta, 1 anno

Dopo il caricamento di una mappa di Google, Google può impostare cookie propri (vedi sopra).

Il nostro server web registra ogni richiesta con indirizzo IP, ora, indirizzo richiesto, identificativo del browser e risposta del server. I link personali (ad es. al modulo) e i cookie vengono resi illeggibili. Oltre i 10 MB si passa a un nuovo file; conserviamo al massimo cinque file precedenti e nessuno oltre 90 giorni. I messaggi di errore dell'applicazione sono limitati a 3 × 10 MB per servizio e poi sovrascritti (art. 6, par. 1, lett. f GDPR: funzionamento e sicurezza).

I vostri dati sono visibili ai collaboratori della BASIS che hanno accesso alla pianificazione degli eventi. Ci avvaliamo inoltre di fornitori che li trattano per nostro conto:

• netcup GmbH (Germania): server su cui si trovano lo strumento e i suoi dati, con backup giornaliero (conservato 14 giorni)
• Odoo S.A. (Belgio): contabilità, fatture e prenotazioni – qui confluiscono i dati di fatturazione
• Google Ireland Limited (Irlanda): e-mail e calendario (Google Workspace), ad es. l'invio del link al modulo
• Anthropic (USA): assistenza con intelligenza artificiale per il nostro team (Claude). Possono essere trattate informazioni di pianificazione come nome della band o dell'artista, orari, numero di persone o il nome per l'alloggio. Lo strumento non trasmette all'IA coordinate bancarie, codice fiscale e documenti d'identità del modulo; se però l'IA analizza documenti o e-mail per la contabilità, questi possono contenere anche dati degli artisti (ad es. una fattura).

Le autorità ricevono dati solo quando lo prevede la legge (ad es. comunicazione degli ospiti alloggiati, fisco).

I trasferimenti verso gli USA (Google LLC, Anthropic) si basano sull'EU-US Data Privacy Framework o sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea.

Conserviamo i vostri dati per il tempo necessario alla pianificazione, alla realizzazione e alla contabilizzazione dell'evento. I documenti rilevanti ai fini contabili e fiscali sono conservati per il periodo previsto dalla legge (in Italia di norma 10 anni). Termini fissi nello strumento:

• Documenti d'identità: 30 giorni dopo l'evento
• File caricati ma non inviati: 1 giorno
• Richieste di spazi tramite link di disponibilità: 12 mesi dopo la ricezione
• Registro degli accessi: 90 giorni
• Copie di backup: 14 giorni

Avete il diritto di accesso, rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento, alla portabilità dei dati e di opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15–21 GDPR). Potete revocare un consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro. Basta scriverci a hoi@basis.space.

Potete inoltre proporre reclamo a un'autorità di controllo, in Italia al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).