Datenschutzhinweise

BASIS Vinschgau Venosta, Kortscher Straße 97 / Via Corzes 97, 39028 Schlanders/Silandro, Italien

E-Mail: hoi@basis.space · Telefon: +39 376 2379910

Über einen persönlichen Link bitten wir Bands und Artists um die Angaben, die wir für ihren Auftritt brauchen:

• Kontakt: Name der Band oder des Projekts, Ansprechperson, E-Mail, Telefon
• Abrechnung: Firma, Anschrift, Steuernummer bzw. MwSt.-Nummer, Bankverbindung
• Reise und Unterkunft: Personenzahl, Wünsche zu Catering und Übernachtung, Ausweisdokumente für die gesetzliche Meldung von Übernachtungsgästen
• Technik: Rider, Bühnenanweisung und weitere technische Angaben
• Werbung und Presse: Kurzbiografie, Pressefotos, Links, Instagram-Name, Musikdateien
• Gage und Absprachen, wenn wir sie im Formular zur Bestätigung zeigen

Wir brauchen diese Angaben, um euren Auftritt vorzubereiten und durchzuführen (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Abrechnungsdaten verwenden wir auch für Buchhaltung und Steuer, Ausweisdaten für die Meldung der Übernachtungsgäste an die Behörden (rechtliche Pflicht, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Pressetexte, Fotos und Musik nutzen wir, um für eure Veranstaltung zu werben – auf unserer Website und in unseren Kanälen in sozialen Netzwerken, so wie wir es mit euch vereinbaren.

Ohne die nötigen Angaben können wir den Auftritt nicht organisieren; einzelne Felder sind freiwillig. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

Hochgeladene Dateien speichern wir verschlüsselt. Bankverbindung und Steuernummer zeigt das Formular beim erneuten Öffnen nur gekürzt. Ausweisdokumente werden 30 Tage nach der Veranstaltung automatisch gelöscht, Dateien aus nicht abgeschickten Formularen nach einem Tag.

Auf den reinen Infoseiten (z. B. Anfahrt oder Anleitungen im Haus) gebt ihr keine Daten ein. Beim Aufruf verarbeitet unser Server nur, was technisch nötig ist, um die Seite auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen (siehe „Server-Protokolle“; berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wo ihr uns über eine Seite etwas mitteilen könnt, steht im nächsten Abschnitt.

Über manche Seiten könnt ihr uns ohne Anmeldung etwas mitteilen:

• Schaden melden (Türschild am Raum oder QR-Code an einem Gegenstand): eure Beschreibung, auf Wunsch ein Foto sowie Name und Kontakt für Rückfragen
• Reinigung erledigt (mit dem Code aus dem Reinigungsplan): auf Wunsch Name, Notiz und Foto
• Raumanfrage über einen Belegungslink: Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer und Nachricht, dazu Raum, Tag und Uhrzeit

Wir verwenden diese Angaben, um den Schaden zu beheben, die Reinigung nachzuweisen und eure Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls zu buchen (berechtigtes Interesse am Betrieb des Hauses, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei Raumanfragen vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sehen können sie die Mitarbeitenden der BASIS, die Räume und Facility Management betreuen; eine Raumanfrage geht außerdem als Mitteilung an die Person, die für den Link zuständig ist. Fotos speichern wir verschlüsselt.

Gegen Missbrauch begrenzen wir, wie oft in einer Stunde gemeldet oder angefragt werden kann. Zu Schadensmeldungen und Raumanfragen speichern wir dafür einen Abdruck eurer IP-Adresse – mit einem geheimen Schlüssel und dem Tagesdatum verrechnet, sodass sich die Adresse daraus nicht zurückgewinnen lässt und Einträge verschiedener Tage nicht zusammenpassen.

Raumanfragen löschen wir 12 Monate nach Eingang. Für Schadensmeldungen und erledigte Reinigungen gibt es keine automatische Löschfrist: Sie bleiben als Nachweis im Werkzeug, bis wir sie von Hand löschen. Name, Kontakt oder Foto löschen wir auf Wunsch früher – schreibt uns an hoi@basis.space.

Manche Infoseiten zeigen eine Karte. Sie wird erst geladen, wenn ihr auf „Karte anzeigen“ klickt. Erst dann verbindet sich euer Browser mit Google; Google (Google Ireland Limited, Irland, und Google LLC, USA) erhält dabei unter anderem eure IP-Adresse und die aufgerufene Adresse und kann Cookies setzen. Rechtsgrundlage ist eure Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihr könnt sie jederzeit widerrufen, indem ihr die Karte nicht mehr ladet – nach dem Neuladen der Seite ist sie wieder aus.

„Route planen“ öffnet Google Maps in einem neuen Fenster; dort gelten die Datenschutzhinweise von Google.

Die Anmeldung ist unserem Team vorbehalten. Wir verarbeiten E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash gespeichert) und halten jede Anmeldung und jeden Fehlversuch mit E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Zeitpunkt fest, um das Erraten von Passwörtern zu bremsen. Diese Einträge löschen wir nach 90 Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Partnerorganisationen gemeinsamer Förderprojekte erhalten einen eigenen Zugang mit Link und Code. Dort bearbeiten sie Angaben zu ihrer Organisation, zu Kosten, Terminen und Ansprechpersonen im Projekt (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Angemeldete Personen können Mitteilungen auf ihr Gerät erlauben (Web-Push); zugestellt werden sie über den Push-Dienst ihres Browsers (z. B. Google, Apple, Mozilla).

Formular, Infoseiten und diese Seite setzen keine Cookies und verwenden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge. Cookies gibt es nur, wo sie technisch nötig sind:

• basis_session – hält die Anmeldung des Teams, 14 Tage
• basis_leiste – merkt sich im internen Bereich, ob die Seitenleiste auf- oder zugeklappt ist, 1 Jahr
• basis_mitarbeit – hält die Anmeldung im Partnerzugang, höchstens 7 Tage, nur unter /mitarbeit
• basis_mitarbeit_sprache – merkt sich dort die gewählte Sprache, 1 Jahr

Nach dem Laden einer Google-Karte kann Google eigene Cookies setzen (siehe oben).

Unser Webserver protokolliert jeden Aufruf mit IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Adresse, Browser-Kennung und Antwort des Servers. Persönliche Links (etwa zum Formular) und Cookies werden dabei unkenntlich gemacht. Ab 10 MB beginnt eine neue Datei; wir halten höchstens fünf ältere Dateien und keine länger als 90 Tage. Fehlermeldungen der Anwendung sind auf 3 × 10 MB je Dienst begrenzt und werden danach überschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Betrieb und Sicherheit).

Eure Angaben sehen die Mitarbeitenden der BASIS, die Zugang zur Veranstaltungsplanung haben. Außerdem setzen wir Dienstleister ein, die in unserem Auftrag verarbeiten:

• netcup GmbH (Deutschland): Server, auf dem das Werkzeug und seine Daten liegen, samt täglicher Sicherung (14 Tage aufbewahrt)
• Odoo S.A. (Belgien): Buchhaltung, Rechnungen und Buchungen – dorthin gehen die Abrechnungsdaten
• Google Ireland Limited (Irland): E-Mail und Kalender (Google Workspace), z. B. der Versand des Formular-Links
• Anthropic (USA): KI-Unterstützung für unser Team (Claude). Dabei können Planungsangaben wie Band- oder Artistname, Zeiten, Personenzahl oder der Name für die Unterkunft verarbeitet werden. Bankverbindung, Steuernummer und Ausweisdokumente aus dem Formular gibt das Werkzeug nicht an die KI weiter; wertet die KI Belege oder E-Mails für die Buchhaltung aus, können darin aber auch Angaben von Artists stehen (z. B. auf einer Rechnung).

Behörden erhalten Daten nur, wo das Gesetz es verlangt (z. B. Meldung von Übernachtungsgästen, Steuer).

Übermittlungen in die USA (Google LLC, Anthropic) stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Wir speichern eure Angaben, solange wir sie für Planung, Durchführung und Abrechnung der Veranstaltung brauchen. Buchhaltungs- und steuerrelevante Unterlagen bewahren wir so lange auf, wie das Gesetz es verlangt (in Italien in der Regel 10 Jahre). Feste Fristen im Werkzeug:

• Ausweisdokumente: 30 Tage nach der Veranstaltung
• Hochgeladene, aber nicht abgeschickte Dateien: 1 Tag
• Raumanfragen über einen Belegungslink: 12 Monate nach Eingang
• Anmeldeprotokoll: 90 Tage
• Sicherungskopien: 14 Tage

Ihr habt das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 15–21 DSGVO). Eine Einwilligung könnt ihr jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreibt uns dazu einfach an hoi@basis.space.

Ihr könnt euch außerdem bei einer Datenschutzbehörde beschweren, in Italien beim Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).